Relatos de clientes
A revisão de ferramentas nos deu pela primeira vez um documento que justificava tecnicamente o que já suspeitávamos: três das quatro ferramentas que usávamos faziam a mesma coisa. O processo de chegarem nessa conclusão — com critérios nossos, não deles — foi o que me convenceu de que valeu a pena.
Contratei o Desenho de Intake depois de meses tentando convencer a equipe de negócios a parar de mandar demanda por WhatsApp. Em cinco semanas tínhamos um fluxo funcionando dentro do Jira que já usávamos. O que ficou de fora do escopo foi bem explicado desde o início, sem surpresas.
O programa completo levou cinco meses e entregou o que prometeu. O manual interno foi o item que mais usamos depois — especialmente quando entraram novos membros na equipe. As revisões trimestrais do primeiro ano também ajudaram a calibrar o que havia mudado no negócio.
A parte mais útil da revisão de ferramentas foi o documento de requisitos — construído com a nossa equipe antes de qualquer comparação. Parece simples, mas nunca tínhamos sistematizado o que de fato precisávamos. Isso por si já justificou o engajamento.
Fui quem conduziu internamente o projeto com a Ordino. A comunicação foi clara durante todo o processo — sem sumiços entre uma entrega e outra. O template do formulário de solicitação ficou bem ajustado ao vocabulário que o nosso time de negócios usa. Isso fez diferença na adoção.
Contratei o programa completo com alguma desconfiança inicial — nunca tinha feito nada assim antes. O que me tranquilizou foi o NDA bilateral assinado antes de compartilhar qualquer informação interna. No final, os relatórios mensais que a própria equipe produz são a parte que mais uso hoje, seis meses depois.
Como o trabalho aconteceu na prática
A equipe operava com quatro ferramentas diferentes para gestão de contratos e prazos. Nenhuma delas falava com as outras. Os advogados mantinham planilhas paralelas para não perder prazos.
A Ordino mapeou o uso real de cada ferramenta, construiu uma planilha de requisitos com a equipe e comparou as quatro ferramentas existentes mais duas alternativas contra esses critérios.
Recomendação de consolidar para duas ferramentas. A equipe reduziu de quatro para dois sistemas em noventa dias após o engajamento, com base na documentação entregue.
"A planilha de requisitos virou o documento de referência que usamos até hoje quando alguém sugere uma nova ferramenta." — Coordenadora Jurídica
O jurídico recebia demandas por e-mail, Slack e reunião direta. Sem triagem formal, as solicitações urgentes e as rotineiras competiam pelo mesmo tempo da equipe.
A Ordino desenhou um fluxo de entrada único, configurou o processo no Linear (ferramenta já em uso pelo time), criou o formulário de solicitação e conduziu uma sessão de orientação com as áreas que mais enviavam demandas.
Dentro de três semanas do fim do engajamento, mais de 80% das demandas passaram a chegar pelo canal único. A equipe eliminou o tempo gasto monitorando múltiplos canais.
"A sessão com as áreas de negócio foi o passo que não tínhamos tentado antes. Fez toda a diferença na adoção do novo processo." — Head Jurídico
A equipe havia crescido de dois para seis advogados em dois anos. Os processos informais que funcionavam com a equipe menor não acompanharam o crescimento. Ninguém sabia exatamente qual era a carga de trabalho de quem.
Programa de cinco meses com revisão de ferramentas, novo processo de intake, pacote de relatórios mensais, seis sessões de trabalho com a equipe e um manual interno com mapa de responsáveis por área.
A equipe passou a produzir o relatório mensal de forma autônoma desde o segundo mês pós-engajamento. O manual interno reduziu o tempo de integração de novos membros em cerca de três semanas.
"O que mais nos surpreendeu foi que, após seis meses, ainda usávamos o que foi construído. Normalmente esses projetos ficam na gaveta." — Diretor Jurídico
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